Énoncé sur la protection des renseignements personnels de East Coast Care.

Politique sur la protection des renseignements personnels d’East Coast Care (ECC)

À East Coast Care, nous accordons une grande importance à la qualité, à la confiance, à l’intégrité et à l’établissement de relations solides avec nos clients. La protection continuelle de vos renseignements personnels n’y fait pas exception. Alors que nous collaborons avec vous pour déterminer vos besoins personnels et professionnels en matière d’assurance et vous recommander les produits et services pertinents, certains renseignements personnels seront recueillis, utilisés et divulgués de manière à vous fournir les meilleurs conseils possibles.

Vos renseignements pourraient être transmis à nos employés ou à des fournisseurs de services dans une province différente de celle où les données ont été recueillies. Si vous résidez au Québec, vos renseignements personnels pourraient être transférés ou divulgués à des employés ou à des fournisseurs de service hors de cette province.

Afin de veiller à la protection de vos informations, nous sommes guidés par 10 principes en matière de protection des renseignements personnels. De plus, nous nous sommes dotés d’un Énoncé sur la protection des renseignements en ligne. Ensemble, ces documents font état de notre engagement envers la protection de vos renseignements personnels.

Notre politique sur la protection des renseignements personnels pourrait occasionnellement être mise à jour, mais vous trouverez toujours la version la plus récente ici. La dernière mise à jour de notre politique date de novembre 2022.

Le maintien de votre relation avec nous sera considéré comme l’acceptation des documents susmentionnés et de toute modification qui y est liée.

1. Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession. La supervision du respect continu de la conformité incombe aux personnes désignées pour remplir cette fonction au sein de notre entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez cliquer ici.

2. Détermination des fins de la collecte de renseignements

Les renseignements que nous recueillons, utilisons et divulguons dépendent des produits d’assurance pour lesquels vous présentez une demande d’adhésion et êtes admissible et auxquels vous souscrivez ultimement, des services qui peuvent être fournis, du mode de paiement choisi et des moyens utilisés pour communiquer avec nous.

Apprenez-en plus sur les façons dont vos renseignements peuvent être utilisés

Selon le type de service que nous vous fournissons et votre relation avec nous, vos renseignements peuvent être utilisés aux fins suivantes :

  • Vérifier votre identité et l’exactitude des informations fournies;
  • Comprendre vos besoins afin de vous recommander les produits les plus appropriés;
  • Déterminer les prix, les frais et le montant des primes;
  • Prendre une décision au sujet des demandes de règlement et de leur paiement;
  • Se conformer aux exigences juridiques, comme les déclarations aux fins d’impôt fédéral et provincial, la lutte contre le blanchiment d’argent, etc.;
  • Protéger les deux parties contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude, les infractions à la loi ou les activités criminelles;
  • Apprendre à vous connaître et savoir comment vous souhaitez faire affaire avec nous;
  • Déterminer s’il existe d’autres produits ou services qui pourraient vous intéresser, si vous y êtes admissible, et vous envoyer des renseignements à ce sujet. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles recommandations, vous pouvez renoncer à ce service à tout moment en communiquant avec nous.

3. Consentement

Sauf certaines exceptions, nous devons obtenir votre permission pour recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels. Ces exceptions sont prévues par la loi et peuvent inclure les situations où des motifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent impossible ou irréaliste l’obtention de votre consentement. Le consentement peut être donné par écrit, de vive voix, par voie électronique ou par l’intermédiaire de représentants autorisés. Dans certaines circonstances, il peut être implicite.

Votre consentement peut être donné par écrit, de vive voix, par voie électronique ou par l’intermédiaire de représentants autorisés.

Vous pouvez révoquer votre consentement en tout temps. Toutefois, si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de continuer à vous fournir des recommandations ou des services. Si vous souhaitez révoquer votre consentement, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée en cliquant ici.

4. Limitation de la collecte

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous posez des questions sur les polices d’assurance, demandez une soumission, présentez une demande d’adhésion, faites un paiement ou soumettez une demande de règlement en vertu de votre police. Ces renseignements personnels comprennent notamment :

  • Votre nom, adresse, numéro(s) de téléphone, état civil, adresse courriel, date de naissance et d’autres renseignements permettant de vous identifier;
  • Vos renseignements financiers, comme votre employeur, votre salaire annuel et votre numéro d’assurance sociale (NAS) pourraient devoir être recueillis pour certains produits;
  • Vos antécédents médicaux pourraient être demandés afin de vérifier votre admissibilité à des produits d’assurance déterminés;
  • Vos renseignements personnels nécessaires à la gestion de notre relation d’affaires avec vous.

Apprenez-en plus sur les sources de renseignements personnels que nous pouvons utiliser

Nous recueillons les renseignements personnels des sources suivantes :

  • Formulaires de demande d’adhésion et de demande de règlement remplis;
  • Interactions avec nous (courriels, appels téléphoniques, clavardage ou tout autre moyen de communication);
  • Les autres sources de renseignements peuvent comprendre :
    • Votre employeur ou un(e) représentant(e) autorisé(e);
    • Les tierces parties que vous autorisez à nous fournir vos renseignements personnels ou des comptes tiers auxquels vous nous autorisez à accéder;
    • Les compagnies d’assurance partenaires afin de faciliter le paiement des demandes de règlement;
  • Si vos renseignements sont recueillis au téléphone, l’appel pourrait être enregistré ou supervisé pour les raisons suivantes :
    • Noter les renseignements que vous nous avez fournis dans nos dossiers;
    • Suivre vos directives ou les confirmer;
    • Vérifier votre identité;
    • Maintenir le niveau de qualité du service;
    • Contribuer à la formation du personnel.

Si vous ne souhaitez pas que votre appel soit enregistré, vous pouvez communiquer avec nous par écrit plutôt que par téléphone. Vous pouvez également demander que l’on vous réponde uniquement par écrit.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Nous n’utilisons et ne divulguons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsqu’exigé ou permis par la loi. Nous conservons les renseignements seulement pendant la période requise pour remplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la période autrement permise ou exigée par la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus utiles seront supprimés ou dépersonnalisés.

Apprenez-en plus au sujet des personnes à qui vos renseignements pourraient être communiqués :

Selon la nature de votre relation avec nous, nous divulguons vos renseignements personnels aux personnes suivantes :

  • employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de ces renseignements pour répondre à vos besoins et accomplir les tâches qu’ils effectuent pour nous;
  • toute personne ou organisation à qui vous accordez votre consentement;
  • fournisseurs de service qui ont besoin de ces renseignements pour rendre leurs services pour nous. Ces services peuvent comprendre : le traitement de données, la programmation, le stockage des données, les services d’impression et de distribution;
  • personnes, organisations et organismes d’enquêtes dont le mandat est de prévenir et de détecter des fraudes présumées, des violations de contrat ou des infractions à la loi, et d’enquêter à cet égard.

Dans certaines circonstances, nous communiquons vos renseignements personnels à des employés, des personnes, des organisations et des fournisseurs de service autorisés dans des provinces ou des territoires différents de ceux où les renseignements ont été recueillis. Ces parties sont assujetties aux lois de ces provinces ou territoires. Si vous résidez au Québec, vos renseignements personnels pourraient être transférés ou divulgués à des employés ou à des fournisseurs de service hors de cette province.

Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de service, nous nous assurons par des moyens contractuels qu’ils seront protégés conformément à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Pourquoi faisons-nous affaire avec des fournisseurs de service?

Nous avons recours à des fournisseurs pour obtenir divers services, notamment des impressions, la distribution du courrier, des technologies de l’information (TI), le stockage des données, l’administration et les enquêtes.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements seulement pendant la période la plus longue des éventualités suivantes :

  • Aussi longtemps qu’il le faut pour administrer les produits et services que nous vous fournissons;
  • Aussi longtemps que l’exigent la loi et les lignes directrices qui régissent l’industrie des services financiers.

Les types de produits et de services que nous offrons pourraient nous obliger à conserver vos renseignements pour des périodes prolongées. Les renseignements personnels qui ne sont plus requis sont détruits, effacés ou dépersonnalisés.

6. Exactitude

Tous les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou divulguons doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Si vos coordonnées changent, veuillez nous en aviser dès que possible.

Nous déployons tous les efforts pour que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons dans votre dossier soient aussi exacts, complets et à jour qu’ils doivent l’être pour les fins auxquelles ils sont utilisés.

Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et nous informer de tout changement.

7. Mesures de protection

East Coast Care s’engage à protéger vos renseignements personnels contre tout accès ou usage non autorisé. Nous utilisons des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques adaptées selon la nature des renseignements.

Les renseignements personnels sont protégés sur les plans suivants :

  • Physique, par la mise en place de mesures de sécurité;
  • Organisationnel, par nos politiques, pratiques et niveaux d’accès;
  • Technologique, par l’utilisation de mots de passe, de chiffrement, de pare-feu et de logiciels antivirus et de protection de l’anonymat.

Comme condition d’emploi, les employés et les employés contractuels suivent une formation annuelle sur la protection des renseignements personnels et s’engagent à respecter nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous disposons d’un programme fiable de sécurité de l’information. Notre personnel responsable de la sécurité des renseignements personnels et des informations veille à protéger vos renseignements personnels au moyen des mesures de protection appropriées.

8. Transparence

Nous rendons disponibles les informations sur nos politiques et nos méthodes de gestion relativement à la protection de renseignements personnels, rédigées dans un langage clair et concis.

9. Accès individuel

Sur demande écrite présentée à l’agent de protection de la vie privée, nous pouvons vous informer des renseignements personnels que nous possédons, des manières dont nous les utilisons et à qui ils peuvent être divulgués. Nous vous ferons aussi parvenir une copie de ces renseignements, sous réserve de certaines exceptions autorisées par la loi. Dans certaines circonstances, nous pourrions ne pas être en mesure de vous accorder l’accès à tous les renseignements. Vous pourriez avoir à débourser des frais pour obtenir les renseignements personnels demandés, nous vous en informerons si c’est le cas.

Veuillez communiquer avec l’agent de protection de la vie privée à l’adresse ci-dessous pour obtenir plus de renseignements.

10. Questions ou préoccupations

Communiquez avec nous si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Envoyez une demande écrite à l’agent de protection de la vie privée à l’adresse ci‑dessous si vous :

  • avez des questions ou des préoccupations;
  • souhaitez obtenir davantage d’informations sur les personnes ayant accès à vos renseignements;
  • souhaitez en savoir plus sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
  • voulez consulter vos renseignements personnels que nous détenons dans nos dossiers.

Si vous avez une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessous. Nous répondons aux plaintes relatives à la protection des renseignements personnels conformément à notre processus de résolution des plaintes. Le Bureau de la protection de la vie privée collaborera avec notre équipe responsable de la résolution des plaintes afin de veiller à ce que vos préoccupations en matière de protection de la vie privée soient réglées de manière appropriée. Veuillez nous faire part de vos préoccupations en écrivant à :

Agent de protection de la vie privée

East Coast Care
644, rue Main
Case postale 220
Moncton (Nouveau-Brunswick)  E1C 8L3

Courriel : confidentialite@eastcoastcare.com